Nie jesteś zadowolony z jakości usług swojego biura rachunkowego i rozważasz możliwość jego zmiany? Powodów takiej decyzji może być wiele – np. utrudniony kontakt z księgowym, zwiększenie kosztów abonamentu czy brak kompetencji pracowników biura. Zanim jednak podejmiesz decyzję o podpisaniu umowy z inną firmą, powinieneś pamiętać o kilku ważnych sprawach.
Wypowiedz umowę z dotychczasowym biurem rachunkowym
W większości przypadków nie jest możliwe ani wskazane zerwanie współpracy z biurem rachunkowym z dnia na dzień. Powinieneś dokonać tego dopiero po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego. Jeżeli natomiast zatrudniasz pracowników na umowę o pracę lub współpracujesz z wieloma dostawcami, wtedy najkorzystniejszym momentem na zmianę usługodawcy będzie początek nowego roku podatkowego. Mniej na uwadze fakt, że najprawdopodobniej będzie Cię obowiązywał długi okres wypowiedzenia. Może on wynieść nawet 2 miesiące. Jeżeli więc złożysz pisemne wypowiedzenie 15 października, wtedy umowa przestanie obowiązywać dopiero z końcem grudnia. Wypowiedzenie powinno zostać przygotowane w dwóch jednakowych egzemplarzach i zawierać podpis obu stron.
Zaktualizuj dane w bazie CEIDG
Po wygaśnięciu umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym, będziesz miał 7 dni na wprowadzenie odpowiednich zmian w bazie przedsiębiorców CEIDG. Może to uczynić w Twoim imieniu przedstawiciel biura rachunkowego, jednak konieczne jest w tym przypadku udzielenie mu pełnomocnictwa. W formularzu CEIDG-1 znajduje się rubryka 21, w której trzeba umieścić nazwę biura rachunkowego oraz jego NIP. W punkcie 22 należy natomiast wpisać adres, w którym przechowywana będzie dokumentacja Twojego przedsiębiorstwa. Miejscem tym może być adres Twojej firmy lub siedziba biura księgowego. Nie można poza tym zapomnieć o uzupełnieniu pola w punkcie 01, do którego wpisujemy datę zaistnienia zmiany. W tym przypadku będzie nią dzień rozpoczęcia świadczenia usług przez biuro rachunkowe, z którym zawarłeś nową umowę. Dopuszczalne jest również wpisanie daty przyszłej, jeżeli umowa z firmaą księgową jeszcze nie zaczęła obowiązywać.
Odbierz wszystkie dokumenty i dostarcz je do nowego biura rachunkowego
Aby nowe biuro rachunkowe mogło rozpocząć obsługiwanie Twojej firmy, konieczne jest dostarczenie mu wszystkich dotychczasowych dokumentów. Tylko w ten sposób możliwe będzie niezakłócone kontynuowanie kolejnych rozliczeń. Pamiętaj więc o odebraniu od firmy księgowej takich dokumentów jak m.in.: faktury, rachunki, wyciągi bankowe, deklaracje VAT i ZUS, rejestry sprzedaży i zakupów, ewidencje, umowy czy dokumenty dotyczące kadr i płac.
Jak wybrać nowe biuro rachunkowe i nie żałować?
Przed wyborem nowego usługodawcy warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Upewnij się w pierwszej kolejności, czy biuro posiada certyfikat Ministra Finansów. Następnie uzyskaj informację odnośnie posiadania przez biuro rachunkowe ubezpieczenia OC. Będziesz mógł wtedy liczyć na uzyskanie odszkodowania, jeżeli ewentualne błędy księgowe narażą Cię na konieczność zapłaty kar czy odsetek. Dowiedz się także, czy firma księgowa będzie reprezentować Cię przed urzędami, jeżeli te zauważą jakiekolwiek nieprawidłowości w rozliczeniach. Bardzo ważne przy wyborze biura rachunkowego jest również to, czy umożliwia ono dostarczanie dokumentów drogą online. W przeciwnym razie będziesz zmuszony tracić czas na ich osobiste dowożenie do siedziby firmy księgowej.
